Software para casas de empeño: qué necesita y cómo elegirlo

Una casa de empeño no es una tienda más: maneja contratos con plazos, intereses, vencimientos, rescates y artículos de terceros en depósito. Esta guía explica qué funciones debe tener el software, qué preguntar al proveedor antes de contratar y cómo encaja ORONET en esa operativa.

La diferencia clave. Un programa de tienda corriente gestiona ventas. Una casa de empeño necesita además gestionar préstamos garantizados con prenda: dinero que sale, un artículo que queda en depósito, un plazo que vence y un cliente que puede renovar, rescatar o perder la pieza. Si tu software no entiende ese ciclo, lo estás llevando a mano.

Funciones imprescindibles de un software de casa de empeño

Antes de comparar precios, conviene tener claro qué tiene que hacer el programa. Estas son las piezas que no pueden faltar, porque cada una corresponde a un momento real del día a día en el mostrador.

Contratos de empeño

El núcleo de todo. El software debe generar el contrato de empeño con los datos del cliente, la descripción y valoración de la pieza, el importe prestado, el tipo de interés pactado y el plazo. El cálculo de intereses tiene que ser automático: si se hace a mano, antes o después se cometen errores que acaban en discusiones con el cliente o en pérdidas para el negocio.

Vencimientos y avisos

Cada contrato tiene una fecha de vencimiento. El programa debe mostrar en todo momento qué contratos vencen hoy, esta semana o están ya caducados, y permitir avisar al cliente antes de que el plazo se cumpla. Un buen control de vencimientos evita que se te pase un contrato y reduce los rescates fuera de plazo.

Renovaciones y rescates

Cuando el cliente quiere ampliar el plazo, el software debe gestionar la renovación recalculando intereses y generando el nuevo documento. Y cuando viene a recuperar su pieza, el rescate tiene que liquidar el importe pendiente, registrar el cobro y dar de baja el artículo del depósito en un solo paso.

Ventas por impago

Si el plazo vence y el cliente no rescata ni renueva, la pieza pasa a estar disponible para la venta. El software debe gestionar ese paso de empeño a venta por impago de forma trazable: cuándo venció, qué artículo es, a qué precio se pone a la venta y cómo se factura cuando se vende. Esa trazabilidad es la que te protege ante una reclamación o una inspección.

Control de artículos en depósito

Mientras dura el contrato, la pieza es del cliente y está bajo tu custodia. Necesitas saber en cada momento qué tienes en depósito, de quién es y en qué estado (vigente, vencido, renovado, rescatado o en venta). La foto de la pieza y su ubicación física en la tienda evitan confusiones y agilizan la entrega cuando el cliente vuelve.

Caja

Entre préstamos que salen, rescates que entran, intereses y ventas, el movimiento de efectivo en una casa de empeño es constante. El software debe llevar la caja integrada con cada operación para que el arqueo cuadre sin tener que apuntar nada aparte.

Libro Registro policial e identificación del cliente

La compraventa y el empeño de objetos usados obligan a llevar un Libro Registro y a identificar al cliente. El programa debe registrar los datos del cliente y de cada operación de forma que el Libro Registro policial quede generado y listo para presentar ante las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. La identificación del cliente se agiliza mucho con la lectura del DNI mediante Notarnet DigiIdentidad, la tecnología de Notarnet, nuestro socio tecnológico con más de 25 años de experiencia en el sector.

VeriFactu en la facturación

Cuando vendes una pieza o emites cualquier factura, esta debe cumplir el reglamento de facturación. El software tiene que trabajar en modalidad VERI*FACTU, con QR tributario en cada factura y remisión a la AEAT. Será obligatorio el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos, con sanciones de hasta 50.000 € por usar software no adaptado.

Un programa de tienda genérico te vende, pero no sabe qué es un vencimiento ni cómo encadenar empeño, renovación, rescate y venta por impago. Esa lógica es exactamente lo que distingue a un software de casa de empeño de cualquier otro.

Qué preguntar a un proveedor antes de contratar

Las funciones se ven en una demo. Lo que no se ve, y marca la diferencia a los dos años, es el servicio que hay detrás. Antes de firmar, pregunta esto:

• Soporte. ¿Quién atiende cuando algo falla en plena jornada? ¿Es una persona que conoce el sector o un centro de llamadas genérico? ¿Qué horario cubre y por qué canales?
• Actualizaciones legales. La normativa cambia (VeriFactu, Libro Registro, antilavado). ¿El proveedor actualiza el software cuando cambia la ley y eso está incluido en el mantenimiento, o cada cambio se cobra aparte?
• Copias de seguridad. ¿Quién hace las copias, con qué frecuencia y dónde se guardan? Una casa de empeño que pierde sus contratos pierde su negocio. Asegúrate de que la recuperación está probada, no solo prometida.
• Multi-tienda. Si tienes o vas a tener varias tiendas, ¿el sistema permite gestionarlas con datos centralizados, o cada tienda funciona como una isla?
• Tus datos. ¿De quién son los datos y cómo los recuperas si algún día decides cambiar de programa? La portabilidad evita quedar atado.

Consejo práctico. Pide siempre una demo con tu operativa real, no una presentación con datos de ejemplo. Mete un contrato de empeño de verdad, hazlo vencer, renuévalo, rescátalo y pásalo a venta. Si el flujo completo se siente natural, el software entiende tu negocio.

Cómo encaja ORONET en una casa de empeño

ORONET es el software que DigiNet Software desarrolla desde hace más de 15 años para el sector de la compraventa de oro y el empeño en España. Funciona sobre Windows y reúne en un único sistema toda la operativa que hemos descrito:

• Gestión completa de contratos de empeño con cálculo automático de intereses, vencimientos con avisos, renovaciones, rescates y paso a venta por impago.
• Control de artículos en depósito con foto, estado y ubicación, y caja integrada con cada movimiento.
• Identificación del cliente con lectura del DNI (Notarnet DigiIdentidad) y Libro Registro generado y listo para presentar.
• Facturación en modalidad VERI*FACTU, con QR tributario y remisión a la AEAT, lista para 2027.

La ventaja de un sistema específico es que todas estas obligaciones se gestionan desde el mismo programa, sin duplicar trabajo ni encadenar herramientas sueltas. Puedes ver el detalle de cada función en los módulos del sistema y, si quieres una referencia de inversión, en nuestra guía de precios del software de compraventa de oro.

Preguntas frecuentes

¿Qué funciones imprescindibles debe tener un software de casa de empeño?

Como mínimo: gestión de contratos de empeño con cálculo de intereses, control de vencimientos con avisos al cliente, renovaciones y rescates, paso a venta por impago, control de los artículos en depósito, caja, identificación del cliente, Libro Registro policial y facturación en modalidad VERI*FACTU. Si falta alguna de estas piezas, tendrás que cubrirla con procesos manuales o programas adicionales.

¿Qué debo preguntar a un proveedor antes de contratar?

Pregunta por el soporte (quién atiende y en qué horario), por cómo se aplican las actualizaciones legales cuando cambia la normativa, por la política de copias de seguridad y dónde se guardan, por si admite varias tiendas con datos centralizados y por la propiedad y portabilidad de tus datos si algún día cambias de programa.

¿Sirve ORONET para una casa de empeño además de para compraventa de oro?

Sí. ORONET cubre la operativa de empeño (contratos, vencimientos, renovaciones, rescates y paso a venta por impago) junto con la identificación del cliente, el control de artículos en depósito, la caja, el Libro Registro policial y la facturación en modalidad VERI*FACTU, desde un único sistema sobre Windows.